자동 응답 이메일에 파일을 첨부하는 방법

Google Forms용 Email Notifications 부가기능은 사용자가 양식을 제출할 때 양식 응답자에게 자동 응답을 보낼 수 있습니다. 또한 Google Drive에 있는 하나 이상의 파일을 사용해 자동 응답에 파일 첨부를 추가할 수도 있습니다.

이메일 알림에 파일을 포함하는 방법은 두 가지입니다.

1. 파일을 Google Drive에 업로드하고 공개로 설정하여 링크가 있는 누구나 파일을 볼 수 있도록 할 수 있습니다.
2. 파일을 Google Drive에 업로드하고 Google Forms가 해당 파일을 이메일 알림에 첨부파일로 포함하도록 지정할 수 있습니다.

첫 번째 방법은 파일 크기가 클 때(예: 5MB 이상) 큰 파일로 수신자의 메일함을 가득 채우고 싶지 않은 경우에 적합합니다.

두 번째 방법은 수신자가 외부 링크를 클릭하지 않고도 받은 편지함에서 첨부파일을 바로 볼 수 있어 더 편리합니다. 이 방법을 사용해 양식을 작성한 사용자에게 보상을 줄 수 있습니다. 양식 응답에 입력된 이메일 주소로 PDF 전자책, MP3 음악 파일, 소프트웨어 유틸리티, ZIP 압축 파일 등 어떤 파일이든 보낼 수 있습니다.

양식 제출 후 파일 보내기​

먼저 파일을 Google Drive에 업로드하고 공개로 설정한 다음 파일의 URL을 가져와야 합니다. 단계는 다음과 같습니다.

Google Drive에 파일 업로드​

drive.google.com을 열고 Google Form 이메일과 함께 보내려는 파일을 바탕화면에서 하나 이상 업로드하세요. 첨부파일이 크면 이메일 전달에 영향을 줄 수 있으므로 파일 크기는 5MB를 넘지 않아야 합니다.

업로드한 파일 공유​

Drive에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유 옵션을 선택하세요. 링크가 있는 누구나 파일을 볼 수 있도록 공유 설정을 변경하세요. Copy Link 버튼을 클릭하면 파일 링크가 클립보드에 복사됩니다.

이메일에 파일 첨부​

이메일 알림을 보내기 위한 새 워크플로를 만들거나 기존 워크플로를 편집한 다음 "PDF"라고 표시된 섹션으로 이동하세요. "Embed Google Dive Files" 입력란에 Google Drive 파일의 URL을 붙여넣고 Save 버튼을 클릭하여 새 워크플로를 활성화하세요.

문제 해결​

지정한 파일이 이메일 알림에 첨부되지 않는다면 다음과 같은 원인이 있을 수 있습니다.

1. 파일 크기는 5MB 미만이어야 합니다.
2. 첨부된 모든 파일의 총 크기는 10MB를 초과해서는 안 됩니다.
3. Google Drive의 파일이 공개되어 있어야 하며, 이는 로그인하지 않아도 누구나 파일을 볼 수 있다는 의미입니다.
4. 파일이 PDF, 이미지, 오디오, ZIP, 동영상과 같은 바이너리 형식이어야 합니다.
5. 기본 Microsoft Office 파일도 첨부할 수 있지만 기본 Google Docs는 지원되지 않습니다.