Google Form 답변을 기반으로 조건부 알림 이메일을 보내는 방법

폼 알림 추가 기능을 사용하면 지정한 하나 이상의 조건이 충족될 때만 폼 응답자나 팀원에게 전송되는 조건부 알림 이메일을 쉽게 설정할 수 있습니다.

예를 들어 Google Form이 제출자의 나이를 묻는 경우, 입력한 나이가 18세 미만이면 부모에게 알림 이메일을 보낼 수 있습니다. 기술 지원을 위해 Google Forms를 사용하는 경우, 고객이 심각도 수준에서 "높음"을 선택하면 관리자에게 에스컬레이션 이메일을 보낼 수 있습니다. 또 다른 예로는 Google 폼 퀴즈의 점수에 따라 학생들에게 이메일을 보내려는 담임 교사가 있을 수 있습니다.

Google Forms의 조건 기반 알림은 폼 답변에 따라 서로 다른 팀원에게 이메일을 라우팅하는 데에도 도움이 됩니다.

조건에 따라 알림 설정하기​

이 예시에서는 기술, 결제, 일반 문의라는 세 가지 다른 문제 카테고리에 대해 고객의 지원 요청을 수집하는 Google Form이 있습니다. 문의가 접수된 해당 팀에 조건부 이메일 알림을 보내도록 워크플로우를 설정하겠습니다.

Google Form을 열고 폼 추가 기능을 실행한 다음, 만들기 메뉴에서 이메일 알림을 선택하세요.

이 알림에 이름을 지정하고 발신자 세부 정보를 지정하세요. 이 예시에서는 고객이 자신의 이메일 주소를 입력하는 폼 필드를 회신 이메일 주소로 지정했습니다. 따라서 팀원이 이 이메일 알림에 답장하면 고객이 자동으로 응답을 받게 됩니다. 이 필드에는 여러 개의 이메일 주소를 추가할 수 있습니다.

다음 단계는 제목 줄을 지정하고 이메일 템플릿을 만드는 것입니다.

조건부 이메일 로직 정의하기​

수신자 섹션에서 Send conditional notifications 버튼을 활성화하세요. 여기에서 조건과, 조건이 충족될 경우 알림이 전송되어야 할 이메일 주소를 지정합니다. 여러 조건을 설정할 수 있으며, 다양한 기준 필터를 활용하여 알림 이메일을 그에 맞게 라우팅할 수 있습니다.

여러 개의 이메일 주소를 쉼표로 구분하여 입력할 수 있습니다. 이메일 필드는 동적 폼 필드도 허용하므로 응답자가 폼에 입력한 주소로 확인 이메일을 보낼 수 있습니다.

고객의 응답이 지정한 조건 중 어느 것과도 일치하지 않는 경우, 이메일 알림을 별도의 이메일 주소로 라우팅하는 옵션이 있습니다. 해당 주소를 지정하지 않으면 그 응답에 대해서는 알림이 생성되지 않습니다.

조건부 로직은 규칙으로 구성되며 각 규칙에는 하나 이상의 필터가 있는 기준이 있을 수 있습니다.