Google 表單提交後寄送確認郵件

除了畫面上的「謝謝」，也寄一封郵件給填答者。 pipiform 的 Form Notifications 可在 Google 表單收到回覆後，寄送含自訂主旨、提交資料與下一步說明的收件確認。

本教學由 pipiform 發布；我們是 Form Notifications 與 Forms for Google Drive 的開發者。

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例如，工作坊詢問可收到「我們已收到你的工作坊申請」、一份提交資料，以及合理的回覆時間。填答者日後可在信箱找到記錄，也較能確定申請是否送達。

準備能正確指定收件地址的表單

加入必填的 Email 題目；若希望使用個人化稱呼，再加入 Name。適合時可對電子郵件題目啟用地址驗證。此例以 Comments 放置工作坊申請內容。

關鍵是讓收件者設定對應到含電子郵件地址的答案。只把地址寫進信件內文，不會將那個人設為收件者。

1. 建立確認郵件流程

在電腦開啟表單，選擇 Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification。命名為「工作坊收件確認」，以便與內部通知區分。

將主旨設為「我們已收到你的工作坊申請」，並簡短說明對方提交了什麼，以及接下來會怎麼處理。

收件確認的措辭應符合實際發生的業務事件：

不能因為表單已提交，就宣稱預訂已確認或付款已完成。這些說法需要對應的實際業務流程支持。

2. 加入填答者需要的資訊

在編輯器用 Markers 帶入姓名或相關答案。若信件需要完整摘要，選擇 All Answers。簡短收件確認通常只放部分欄位更容易閱讀。

可參考以下結構：

[插入 Name]，你好：

感謝你提出工作坊申請。
我們會審閱申請，並在兩個工作天內回覆。

你的申請：[插入 Comments]

工作坊團隊

請透過選單插入欄位，不要把方括號中的操作提示留在郵件裡。若加入修改回覆連結，請使用對應標記，並確認你的表單適合允許修改。

3. 對應填答者的電子郵件地址

按 Continue，啟用 Notify Form Respondent，再從欄位選單選擇 Email。每次提交時，所選答案會提供收件地址。

截圖也顯示可選的團隊收件者。若確認信只要寄給填答者，請移除不需要副本的固定 To/CC/BCC 地址。若要共用同一份確認內容，只保留確實需要該內容的團隊成員。

若員工需要另一種訊息，請建立內部通知，不要把客戶信件複製給所有人。

4. 儲存並測試完整流程

儲存流程後，用自己可存取的地址提交一筆虛構回覆，再打開信箱。確認郵件寄往提交的地址、主旨正確，並包含對應答案。若在意回信的處理，可開啟回覆但不要寄出，確認目的地址。

先前 pipiform 教學測試已由收件者確認收到郵件，內容包含提交的姓名與工作坊資訊。你的測試則用來確認自己的欄位對應與信件，可能和我們不同。

確認郵件、回覆副本，還是畫面訊息？

畫面上的確認訊息在提交後立即顯示，不是電子郵件。Google 的回覆副本可在收集電子郵件與副本設定完成後寄送答案。若需要自訂信件文字、品牌寄件者顯示名稱、答案標記或額外收件規則，可使用 pipiform。

你可以搭配 pipiform 流程，在畫面顯示「謝謝，請查看信箱以了解下一步」。先確認郵件能送達，再使用這種說明，避免造成錯誤期待。

如果沒收到確認信

確認 Google 表單已有回覆、流程已儲存、收件者欄位選為 Email，且提交地址正確。再檢查垃圾郵件與帳戶寄送額度。可依通知疑難排解指南逐步診斷。

可以依不同答案寄不同確認信嗎？

若收件流程取決於答案，請使用條件式通知。不同對象若需要不同內文，應設定獨立流程並各自測試。

這等於訂閱電子報嗎？

不是。表單確認只表示已收到這次提交。另行訂閱行銷郵件與取得同意的流程，應明確設計。

用自己的表單試試看

先為一份表單撰寫簡短收件確認，對應 Email 答案，再寄測試信給自己。基本流程正常後，再增加其他內容。

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Form Notifications 的有限免費模式提供每天 20 封郵件。大量寄送前，請確認目前方案的收件者限制與付費選項。

若要在 iPhone 或 iPad 管理表單與查看回覆，請使用獨立的 Forms for Google Drive App。它可搭配電腦外掛流程，但 App 訂閱不會解鎖外掛。App 為每年 59.99 美元，含 3 天試用，以所在地區 App Store 的方案為準。前往 App Store 查看。