Envoyer un email de confirmation après un Google Form

Envoyez au répondant plus qu’un « merci » à l’écran. Form Notifications de pipiform permet d’envoyer un accusé de réception avec votre objet, les informations soumises et les prochaines étapes après une réponse Google Forms.

Ce tutoriel est publié par pipiform, l’éditeur de Form Notifications et de Forms for Google Drive.

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Une demande concernant un atelier peut recevoir « Nous avons reçu votre demande d’atelier », une copie des informations et un délai de réponse réaliste. Le répondant dispose ainsi d’un message à retrouver et sait que sa demande est bien arrivée.

Préparer un formulaire permettant d’adresser correctement l’email

Ajoutez une question obligatoire Email et une question Name si vous souhaitez personnaliser la salutation. Utilisez une validation d’adresse email si elle convient. Ici, Comments contient la demande d’atelier.

Le lien essentiel est celui entre le réglage du destinataire et la réponse contenant son adresse. Une adresse tapée dans le corps du message ne désigne pas le destinataire.

1. Créer le parcours de confirmation

Ouvrez le formulaire sur ordinateur. Choisissez Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification. Nommez le parcours « Accusé de réception atelier » pour le distinguer des alertes internes.

Définissez l’objet « Nous avons reçu votre demande d’atelier ». Rédigez un message court rappelant la demande et la suite prévue.

L’accusé de réception doit correspondre à l’événement réel :

Ne confirmez ni réservation ni paiement au seul motif qu’un formulaire a été envoyé. Ces affirmations nécessitent le processus métier correspondant.

2. Inclure les informations nécessaires au répondant

Utilisez Markers dans l’éditeur pour insérer le nom ou une réponse pertinente. Choisissez All Answers pour un résumé complet. Pour un accusé de réception bref, quelques champs sélectionnés sont souvent plus lisibles.

Voici une structure possible :

Bonjour [insérer Name],

Merci pour votre demande d’atelier.
Nous l’examinerons et vous répondrons sous deux jours ouvrés.

Votre demande : [insérer Comments]

L’équipe de l’atelier

Insérez les champs via le menu au lieu de laisser les consignes entre crochets dans le message. Si vous ajoutez un lien de modification des réponses, utilisez le marqueur correspondant et vérifiez que cette possibilité convient au formulaire.

3. Associer l’adresse email du répondant

Cliquez sur Continue, activez Notify Form Respondent, puis sélectionnez Email dans la liste des champs. La réponse choisie fournit l’adresse pour chaque envoi.

La capture montre aussi des destinataires d’équipe facultatifs. Pour une confirmation destinée au répondant seul, supprimez les adresses fixes To/CC/BCC qui n’ont pas besoin de copie. Pour un reçu partagé, ne conservez que les membres qui ont besoin du même contenu.

Si un salarié doit recevoir un autre message, créez une notification interne au lieu de copier le message client à tout le monde.

4. Enregistrer et tester tout le parcours

Enregistrez le parcours. Envoyez une réponse fictive avec une adresse que vous contrôlez, puis ouvrez la boîte de réception. Vérifiez le destinataire, l’objet et les réponses insérées. Si la gestion des réponses au message compte, ouvrez une réponse sans l’envoyer et examinez son adresse de destination.

Lors d’un précédent tutoriel pipiform, le destinataire a confirmé la réception d’un test contenant le nom et les informations d’atelier soumis. Votre propre test vérifie l’association des champs et votre message, qui peuvent différer des nôtres.

Email de confirmation, reçu des réponses ou message à l’écran ?

Le message de confirmation à l’écran apparaît juste après l’envoi ; ce n’est pas un email. Le reçu de réponse Google peut envoyer une copie des réponses si la collecte d’emails et les reçus sont configurés. pipiform convient lorsque l’email nécessite un texte personnalisé, un nom d’expéditeur à votre marque, des marqueurs de réponse ou des règles supplémentaires de destinataires.

Vous pouvez conserver à l’écran « Merci, consultez votre boîte de réception pour la suite » en parallèle du parcours pipiform. Vérifiez d’abord la réception pour que cette promesse soit juste.

Si la confirmation n’arrive pas

Vérifiez que la réponse existe dans Forms, que le parcours est enregistré, que le champ destinataire sélectionné est Email et que l’adresse saisie est correcte. Vérifiez ensuite les indésirables et le quota d’envoi. Suivez le guide de dépannage des notifications pour avancer étape par étape.

Peut-on varier les confirmations selon les réponses ?

Utilisez une notification conditionnelle si le parcours dépend d’une réponse. Pour des textes différents selon le public, configurez des parcours séparés et testez chacun.

Est-ce un abonnement à une liste de diffusion ?

Non. La confirmation accuse réception de cet envoi. Concevez explicitement tout abonnement marketing et le consentement associé séparément.

Essayer avec votre propre formulaire

Préparez un court accusé de réception, associez la réponse Email et envoyez-vous un test. Ajoutez des détails une fois le parcours de base validé.

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Le mode gratuit limité de Form Notifications autorise 20 emails par jour. Vérifiez les limites de destinataires et les options payantes de l’offre actuelle avant un envoi à grande échelle.

Pour gérer les formulaires et consulter les réponses sur iPhone ou iPad, utilisez l’application distincte Forms for Google Drive. Elle complète le parcours du module sur ordinateur ; son abonnement ne déverrouille pas le module. Elle coûte 59,99 $ US/an avec un essai de 3 jours, selon l’offre de votre région sur l’App Store. Voir l’application sur l’App Store.