pipiformGửi email xác nhận Google Forms bằng Form Notifications
Trong bài viết này
Dùng Form Notifications của pipiform để gửi xác nhận đến hộp thư của người trả lời. Bạn có thể đặt tiêu đề riêng, chèn câu trả lời và giải thích bước tiếp theo sau khi gửi Google Form.
Cài đặt Form Notifications · Xem tính năng và gói sử dụng
Hình minh họa là giao diện tiếng Anh thật. Tên nút được giữ nguyên để bạn dễ đối chiếu; các bước và chú thích được viết bằng tiếng Việt. Bài viết do đơn vị phát triển pipiform xuất bản.
Ví dụ, người yêu cầu thông tin hội thảo nhận được thông báo đã tiếp nhận và thời gian dự kiến phản hồi. Họ có thể tìm lại thư, khác với lời cảm ơn chỉ xuất hiện trên màn hình sau khi gửi.
1. Chuẩn bị địa chỉ người nhận trong biểu mẫu
Thêm câu hỏi Email bắt buộc và Name nếu cần lời chào cá nhân. Dùng kiểm tra định dạng email khi phù hợp. Ví dụ này dùng Comments cho yêu cầu về hội thảo.
Bạn phải ánh xạ địa chỉ trong thiết lập người nhận. Chèn email vào nội dung thư không tự biến địa chỉ đó thành đích gửi.
2. Tạo luồng xác nhận
Trên máy tính, chọn Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification. Đặt tên nội bộ như “Xác nhận yêu cầu hội thảo”. Viết tiêu đề rõ và cho biết nhóm sẽ làm gì tiếp theo.
| Mục đích biểu mẫu | Nội dung xác nhận phù hợp |
|---|---|
| Câu hỏi khách hàng | Đã nhận yêu cầu; nhóm sẽ phản hồi |
| Yêu cầu đăng ký | Đã tiếp nhận; chỗ tham dự còn chờ xác nhận |
| Góp ý | Cảm ơn; ý kiến đã được ghi nhận |
| Báo lỗi | Đã nhận báo cáo; nêu thông tin cần bổ sung |
Đừng nói thanh toán đã hoàn tất hoặc chỗ đã được giữ chỉ vì biểu mẫu được gửi. Những thông báo đó phải đúng với quy trình thực tế.
3. Chèn câu trả lời qua Markers
Dùng Markers để thêm Name hoặc Comments. All Answers chèn bản tổng hợp toàn bộ câu trả lời; chọn riêng vài trường nếu muốn thư ngắn.
Ví dụ bố cục thư:
Chào [chèn Name], cảm ơn bạn đã gửi yêu cầu về hội thảo. Chúng tôi sẽ xem và phản hồi trong hai ngày làm việc. Yêu cầu của bạn: [chèn Comments]. Nhóm Hội thảo.
Thay hướng dẫn trong ngoặc bằng dấu chèn từ menu; không giữ chúng như văn bản thường. Chỉ hứa thời gian phản hồi mà nhóm đáp ứng được. Nếu thêm liên kết sửa câu trả lời, dùng dấu chèn phù hợp và kiểm tra biểu mẫu cho phép chỉnh sửa.
4. Ánh xạ Email người trả lời
Chọn Continue, bật Notify Form Respondent, rồi chọn Email trong danh sách trường. Câu trả lời ở trường đó sẽ là địa chỉ nhận cho từng lượt gửi.
Nếu chỉ gửi xác nhận cho người trả lời, xóa các địa chỉ cố định To/CC/BCC không cần nhận bản sao. Khi nhân viên cần nội dung khác, tạo luồng nội bộ riêng để hướng dẫn cho nhóm không lọt vào email khách hàng.
5. Lưu và thử gửi
Gửi câu trả lời giả định bằng địa chỉ bạn có thể kiểm tra. Đối chiếu người nhận, tiêu đề và giá trị được chèn trong hộp thư. Nếu cần kiểm tra nơi nhận thư trả lời, mở bản nháp trả lời mà chưa gửi và xem địa chỉ đích.
Người nhận từng xác nhận thư thử của hướng dẫn đã hiển thị tên và thông tin hội thảo. Tuy vậy, bạn vẫn cần kiểm tra ánh xạ của biểu mẫu riêng.
Phân biệt ba loại xác nhận
Thông báo trên màn hình không phải email. Biên nhận câu trả lời có sẵn của Google phù hợp để gửi bản sao khi đã cấu hình thu thập email và biên nhận. Form Notifications phù hợp khi cần nội dung riêng, dấu chèn câu trả lời, tên hiển thị người gửi hoặc quy tắc người nhận bổ sung.
Nếu không nhận được thư, kiểm tra câu trả lời đã lưu, luồng đã lưu, trường Email đúng, địa chỉ hợp lệ, thư rác và hạn mức gửi. Để chọn người nhận theo câu trả lời, xem hướng dẫn email có điều kiện.
Cài đặt Form Notifications · Xem tính năng và gói sử dụng
Để quản lý biểu mẫu và xem câu trả lời trên iPhone hoặc iPad, dùng Forms for Google Drive, ứng dụng riêng của pipiform. Gói ứng dụng không mở khóa gói tiện ích. Kiểm tra giá và điều kiện dùng thử tại App Store.
Bài viết của Jeremy, người sáng lập BurningFlower INC, đơn vị phát triển pipiform. Nội dung do nhà phát triển sản phẩm xuất bản.