將 Google 表單通知寄給多位收件者

用 pipiform 的 Form Notifications，將正確的表單回覆寄給負責處理的人。 固定團隊信箱放在 To，公開副本放在 CC，密件副本放在 BCC。也可對應 Email 題目，寄一份副本給填答者。

本教學由 pipiform 發布；我們是 Form Notifications 與 Forms for Google Drive 的開發者。

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本教學設定工作坊詢問流程：團隊處理需求，協調人員查看同樣資料，填答者則可收到收件確認。截圖地址都是範例，請換成你可存取的信箱。

先決定大家是否需要同一封郵件

加入收件者前，先區分工作：

To、CC、BCC 不會產生不同內文。若員工需要任務分派說明，而填答者需要友善的收件確認，請用不同範本建立兩則通知。

1. 建立團隊通知

在電腦版 Google 表單編輯器開啟 Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App，選擇 Create → Email Notification，並取名為「工作坊詢問 — 團隊」等名稱。

主旨可寫「待處理的新工作坊詢問」，內文說明行動：「請檢視此需求並聯絡填答者。」插入 All Answers 或指定標記，提供收件者處理所需的資訊。

內部訊息可能只需要 Name 與 Comments。若審閱者需後續聯絡，請加入電子郵件欄位。略過收件者不需要的無關答案。

2. 輸入 To、CC、BCC 收件者

按 Continue 開啟收件者設定。主要信箱放在 To，協調人員放在 CC；需要密件副本時才使用 BCC。繼續前，確認控制項已接受每個輸入的地址。

此例由 [email protected] 處理需求，[email protected] 跟進，BCC 留空。儲存流程時請用自己的實際地址；本文 example.com 地址無法收到你的測試。

先設定一個負責信箱，只有確實需要每筆提交的人才加入。若收件者依答案而定，使用條件分送規則比副本寄給全體團隊更合適。

3. 範本適合填答者時才加入對方

啟用 Notify Form Respondent，選取表單的 Email 題目，將信件寄至每次回覆提供的地址。不要選 Name 或一般留言欄位。

同時寄給員工與填答者的訊息應保持中性，例如「我們已收到以下工作坊申請」。若是「將此潛在客戶指派給業務」等內部指示，請關閉填答者寄送，另外建立確認郵件。

4. 儲存並逐一測試收件者

儲存通知，用可檢查的測試信箱提交虛構答案。查看收到郵件的 To 與 CC，另行確認預期的 BCC 副本，並檢查流程是否殘留不應收信的固定地址。

先前教學測試使用一個主要收件地址與一個 CC 地址，使用者提供了已收到郵件的截圖。這是一個實際送達範例；你仍需測試自己的收件名單與帳戶限制。

讓副本有用，而不是增加干擾

清楚的主旨能讓同事辨識通知，簡短行動說明能指出誰該回覆。完整答案摘要可減少返回表單查看的次數；若提交內容有收件者不需要的資訊，改用個別欄位。

團隊擴大時，應將不同需求分送至專用信箱，而不是每封信都加入所有同事。保留一般信箱，接收不符合任何條件的詢問。

Google 表單內建通知擅長什麼

原生的接收新回覆的電子郵件通知設定，適合讓啟用者收到簡單提醒。若要在同一設定中整合 To/CC/BCC、填答者欄位對應與自訂訊息，可使用 pipiform。簡單提醒已滿足需求時，使用它即可。

BCC 會個人化每封郵件嗎？

不會。BCC 會向其他收件者隱藏該地址，但不會產生不同內文。不同內容請使用不同流程。

可以依主題通知不同的人嗎？

可以，請使用條件通知教學中的答案規則。公開使用前，測試符合與不符合條件的答案。

為什麼有人收到兩封郵件？

檢查重疊流程、固定收件者、填答者對應與原生通知。移除重複寄送路徑，不要只是不斷重複提交表單。

用自己的表單試試看

先設定負責回覆的信箱。訊息與收件者測試正確後，再加入協調人員或填答者副本。

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Form Notifications 的有限免費模式提供每天 20 封郵件。大量寄送前，請確認目前方案的收件者限制與付費選項。

若要在 iPhone 或 iPad 管理表單與查看回覆，請使用獨立的 Forms for Google Drive App。它可搭配電腦外掛流程，但 App 訂閱不會解鎖外掛。App 為每年 59.99 美元，含 3 天試用，以所在地區 App Store 的方案為準。前往 App Store 查看。