自訂 Google 表單通知郵件

把表單提交變成一封能告訴收件者下一步的郵件。 使用 pipiform 的 Form Notifications，可自訂主旨與內文、插入已提交的答案，並用同一份表單向客戶確認收件或通知團隊。

本教學由 pipiform 發布；我們是 Form Notifications 與 Forms for Google Drive 的開發者。

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本教學製作工作坊申請的收件確認。你需要含 Name、Email、Comments 題目的 Google 表單，以及可用來測試的信箱。範例確認的是收到申請，不是預訂成功。

1. 開啟郵件編輯器

在電腦以編輯模式開啟表單，選擇 Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App，再選 Create → Email Notification。若要修改現有通知，使用 Actions → Edit。

為流程取一個內部名稱，例如「工作坊收件確認」，並設定容易辨識的寄件者顯示名稱，例如「工作坊團隊」。流程名稱方便日後找到規則，不是郵件主旨。

2. 撰寫主旨與下一步說明

在 Email Subject 輸入「我們已收到你的工作坊申請」。在 Email Body 將預設文字改成簡短收件確認、合理的回覆時間與署名。取代前先選取不要的預設內容，避免舊文字殘留在新訊息下方。

可依需求調整以下範例：

主旨：我們已收到你的工作坊申請

感謝你提出工作坊申請。

團隊會審閱你的資料，並在兩個工作天內回覆。

你提交的內容：
[從 Markers 選單插入 All Answers]

工作坊團隊

只有團隊能遵守時，才承諾兩個工作天內回覆。即使收件者不需要所有答案副本，清楚的下一步仍能讓信件有用。

3. 使用實際答案欄位個人化郵件

點選要顯示內容的位置，開啟 Markers，再選自己的表單題目。例如在稱呼中插入 Name，或在「你的申請」下插入 Comments。All Answers 標記可插入提交摘要，不必逐一加入答案。

簡短客戶訊息可使用個別欄位。內部審閱者需要完整提交時，使用 All Answers。若表單含其他附加元件加入的操作欄位，個別標記可讓你更精確控制客戶看到的內容。

工具列也提供粗體、連結與清單。實用的版面可包含一小段文字、一個標示清楚的答案或摘要，以及下一步。避免把簡單收件確認變成冗長促銷信。

4. 選擇收件對象

按 Continue 開啟收件者設定。收件確認可啟用 Notify Form Respondent，並選取表單的 Email 題目。內部通知則在 To 輸入團隊地址。只有其他人需要同一封訊息時，才使用 CC 或 BCC。

客戶與員工需要不同措辭時，請建立不同通知。CC 與 BCC 改變的是收件者，不是內容。確認郵件教學著重填答者對應；多收件者教學則說明團隊副本。

5. 儲存、提交一筆範例並檢查結果

完成流程儲存，開啟填答連結，用自己可存取的信箱提交虛構答案。閱讀收到的郵件：主旨應符合範本，答案標記應顯示提交值，且不必打開表單也能理解下一步。

先前的受控測試中，收件者確認收到 pipiform 通知，內含提交的姓名與工作坊留言。上方草稿是新整理的範本；截圖顯示編輯器，不是已送達的郵件。

若回信應寄到指定團隊，請將 Reply-to 與寄件者顯示名稱分開設定及測試。Reply-to 設定教學介紹固定信箱與表單欄位地址兩種做法。

何時 Google 內建郵件就夠用？

表單擁有者只需要知道有新提交時，可使用基本新回覆通知。填答者只要答案副本時，可使用回覆副本。若需要自訂主旨、下一步說明、指定答案欄位或收件者流程，再選擇 pipiform。

自訂訊息常見問題

可以在主旨放入答案嗎？

使用主旨欄位的變數控制項插入表單欄位。保留足夠的固定文字，即使選填答案空白，主旨仍應清楚。

為什麼郵件包含答案表格？

檢查已儲存內文是否有 All Answers 標記。若希望訊息簡短，可移除它並改插入個別欄位。

更改寄件者名稱會改變電子郵件地址嗎？

不會。顯示名稱、寄送地址與 Reply-to 目的地各有用途。向收件者說明回信會寄到哪裡前，請檢查實際地址設定並寄信測試。

用自己的表單試試看

先做一封清楚的收件確認。信箱中閱讀順暢後，再把結構用於詢問、報名或意見回饋。

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Form Notifications 的有限免費模式提供每天 20 封郵件。大量寄送前，請確認目前方案的收件者限制與付費選項。

若要在 iPhone 或 iPad 管理表單與查看回覆，請使用獨立的 Forms for Google Drive App。它可搭配電腦外掛流程，但 App 訂閱不會解鎖外掛。App 為每年 59.99 美元，含 3 天試用，以所在地區 App Store 的方案為準。前往 App Store 查看。