Bestätigungsmails nach Google Forms versenden

Schicken Sie Antwortenden mehr als ein „Danke“ auf dem Bildschirm. Form Notifications von pipiform sendet nach einer Google-Forms-Antwort eine Eingangsbestätigung mit eigenem Betreff, übermittelten Angaben und nächsten Schritten.

Diese Anleitung wird von pipiform veröffentlicht, dem Anbieter von Form Notifications und Forms for Google Drive.

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Auf eine Workshop-Anfrage kann etwa „Wir haben Ihre Workshop-Anfrage erhalten“ mit den übermittelten Angaben und einer realistischen Antwortfrist folgen. So bleibt eine auffindbare Nachricht im Postfach und weniger Unsicherheit, ob die Anfrage angekommen ist.

Das Formular für die richtige E-Mail-Adresse vorbereiten

Fügen Sie eine Pflichtfrage Email und bei persönlicher Anrede eine Frage Name hinzu. Verwenden Sie bei Bedarf E-Mail-Validierung. In diesem Beispiel enthält Comments die Workshop-Anfrage.

Entscheidend ist die Verbindung zwischen Empfängereinstellung und der Antwort mit der Adresse. Eine im Nachrichtentext eingetragene Adresse macht die Person nicht zum Empfänger.

1. Einen Bestätigungsablauf erstellen

Öffnen Sie das Formular am Computer. Wählen Sie Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification. Nennen Sie den Ablauf „Workshop-Eingangsbestätigung“, um ihn von internen Hinweisen zu unterscheiden.

Setzen Sie den Betreff auf „Wir haben Ihre Workshop-Anfrage erhalten“. Erklären Sie kurz, was eingereicht wurde und was als Nächstes passiert.

Die Bestätigung sollte zum tatsächlichen Geschäftsvorgang passen:

Bestätigen Sie keine Buchung oder Zahlung allein aufgrund einer Formularübermittlung. Solche Aussagen setzen den passenden Geschäftsprozess voraus.

2. Benötigte Angaben für Antwortende einfügen

Mit Markers fügen Sie Namen oder relevante Antworten ein. All Answers übernimmt die vollständige Antwortübersicht. Für eine kurze Bestätigung sind einzelne Felder häufig leichter lesbar.

Eine mögliche Struktur:

Hallo [Name einfügen],

vielen Dank für Ihre Workshop-Anfrage.
Wir prüfen sie und antworten innerhalb von zwei Werktagen.

Ihre Anfrage: [Comments einfügen]

Das Workshop-Team

Nutzen Sie das Menü, statt die Anweisungen in eckigen Klammern im Text zu belassen. Für einen Link zum Bearbeiten der Antwort verwenden Sie den passenden Marker und prüfen, ob nachträgliches Bearbeiten für Ihr Formular sinnvoll ist.

3. E-Mail-Adresse der antwortenden Person zuordnen

Klicken Sie auf Continue, aktivieren Sie Notify Form Respondent und wählen Sie im Feldmenü Email. Diese Antwort liefert für jede Übermittlung die Adresse.

Der Screenshot zeigt auch optionale Teamempfänger. Soll nur die antwortende Person eine Bestätigung erhalten, entfernen Sie feste To/CC/BCC-Adressen, die keine Kopie benötigen. Bei einem gemeinsamen Beleg behalten Sie nur Teammitglieder bei, die denselben Inhalt brauchen.

Benötigt ein Mitarbeiter einen anderen Text, erstellen Sie eine interne Benachrichtigung, statt die Kundennachricht an alle zu kopieren.

4. Speichern und den vollständigen Ablauf testen

Speichern Sie den Ablauf. Senden Sie eine erfundene Antwort mit einer eigenen E-Mail-Adresse ab und öffnen Sie das Postfach. Prüfen Sie Empfänger, Betreff und eingefügte Antworten. Wenn Rückantworten wichtig sind, öffnen Sie eine Antwort, ohne sie zu senden, und prüfen Sie die Zieladresse.

Bei einem früheren pipiform-Anleitungstest bestätigte der Empfänger den Eingang mit übermitteltem Namen und Workshop-Angaben. Ihr eigener Test prüft Ihre Feldzuordnung und Ihren Text, die von unserem Beispiel abweichen können.

Bestätigungsmail, Antwortbeleg oder Bildschirmmeldung?

Die Bestätigung auf dem Bildschirm erscheint direkt nach dem Absenden und ist keine E-Mail. Googles Antwortbeleg kann bei passenden Einstellungen zur E-Mail-Erfassung und zum Versand eine Kopie der Antworten schicken. pipiform eignet sich für eigene Texte, einen markenspezifischen Absendernamen, Antwortmarker oder zusätzliche Empfängerregeln.

Sie können gleichzeitig „Danke, prüfen Sie Ihr Postfach für die nächsten Schritte“ auf dem Bildschirm anzeigen. Testen Sie zuerst die Zustellung, damit die Erwartung stimmt.

Wenn die Bestätigung nicht ankommt

Prüfen Sie, ob die Antwort in Forms vorhanden und der Ablauf gespeichert ist, ob Email als Empfängerfeld gewählt wurde und ob die eingereichte Adresse stimmt. Danach prüfen Sie Spam und Versandkontingent. Die Benachrichtigungs-Fehlerhilfe führt durch die Diagnose.

Kann ich je nach Antwort andere Bestätigungen senden?

Verwenden Sie eine bedingte Benachrichtigung, wenn der Empfängerablauf von einer Antwort abhängt. Für unterschiedliche Nachrichtentexte richten Sie separate Abläufe ein und testen jeden.

Ist das ein Mailinglisten-Abonnement?

Nein. Eine Formularbestätigung bestätigt diese Übermittlung. Planen Sie separate Marketinganmeldungen und den zugehörigen Einwilligungsprozess ausdrücklich.

Mit Ihrem eigenen Formular ausprobieren

Erstellen Sie eine kurze Bestätigung für ein Formular, ordnen Sie die Email-Antwort zu und senden Sie sich einen Test. Ergänzen Sie weitere Details, sobald der Grundablauf funktioniert.

Form Notifications installieren · Produkt und Preise prüfen

Form Notifications bietet einen begrenzten kostenlosen Modus mit 20 E-Mails täglich. Prüfen Sie im aktuellen Tarif Empfängergrenzen und kostenpflichtige Optionen, bevor Sie einen umfangreichen Versand einrichten.

Zum Verwalten von Formularen und Antworten auf iPhone oder iPad dient die separate Forms-for-Google-Drive-App. Sie ergänzt den Desktop-Add-on-Ablauf; ihr Abonnement schaltet das Add-on nicht frei. Die App kostet 59,99 US-Dollar/Jahr mit 3 Tagen Testzeit, abhängig vom Angebot Ihrer App-Store-Region. App im App Store ansehen.