依 Google 表單答案分送條件式郵件通知

依答案將 Google 表單回覆寄到正確信箱。 pipiform 的 Form Notifications 提供條件式收件者，工作坊詢問可寄往工作坊團隊，其他詢問則寄到一般信箱。

本教學由 pipiform 發布；我們是 Form Notifications 與 Forms for Google Drive 的開發者。

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以下範例使用 Comments contains workshop，以一個條件、一個專責信箱與一個備用收件者開始。草稿截圖中的地址均為虛構。

先用答案識別請求類型

若需要可預期的分類，可加入單選「請求類型」。現有自由文字題也能使用 Comments 包含 workshop 之類的規則，但填答者可能以不同文字描述同一需求。

本例的表單已有 Name、Email 與 Comments。我們用 Comments 示範控制項，不更改原有題目。

1. 建立團隊要收到的郵件

在電腦開啟表單，選擇 Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification。設定「工作坊詢問分送」等內部名稱。

主旨可寫「團隊收到新詢問」。透過 Markers 加入 Name、Email、Comments，或用 All Answers 帶入答案摘要。說明希望收件團隊採取什麼行動。

信件應讓專責團隊與備用信箱的收件者都能理解。如果不同團隊需要差異很大的文字，請使用獨立流程，並各自測試條件。

2. 開啟條件式通知

按 Continue 進入收件者設定，啟用條件式通知。規則中選擇題目 Comments、運算子 Contains，並輸入比對值 workshop。

將符合條件的收件者設為工作坊信箱。未符合條件時的備用欄位，則填入一般詢問信箱。

截圖草稿使用以下設定：

儲存前請替換兩個範例地址，也要檢查固定 To／CC／BCC 收件者。無條件收件者可能在條件式分送之外仍收到副本，只保留你真正需要的分送方式。

3. 測試符合與未符合的答案

儲存流程後，提交兩筆虛構詢問，使用你能查看的信箱測試：

1. 符合：「請寄給我 workshop 的資訊。」確認預期的專責信箱收到郵件。
2. 未符合：「我有一般問題想詢問。」確認備用收件者收到郵件。

再試較長答案與使用者可能輸入的大小寫。不要假設關鍵字規則能識別同義詞或所有字形變化。若 class、training、workshop 都應同樣處理，請使用明確分類，或增加已測試的規則。

截圖展示 pipiform 中實際設定的草稿。我們沒有從 example.com 草稿寄信；送達測試應使用你掌控的信箱與最後儲存的規則。

將同樣方式用於其他流程

初版保持簡單。一條可靠條件加備用收件者，比大量重疊規則更容易維護。

另加一封給填答者的收件確認

分送團隊通知與確認收件是不同工作。可以另外加入填答者確認信，對應 Email 欄位，並簡短說明下一步。不要將內部處理指示放進給客戶的信。

何時基本通知就足夠

若所有回覆都由同一個人處理，只需要提醒，Google 表單內建新回覆通知可能就夠了。當答案決定誰該處理，或分送時需要自訂內文，再使用 pipiform。

可以用固定類別代替關鍵字嗎？

請選擇規則編輯器提供的題目與比對運算子。固定選項比自由文字容易測試，請用範例回覆確認所選值與郵件送達。

同時符合兩條規則會怎樣？

發布表單前，請刻意測試重疊情況。除非自己的設定已驗證，否則不要假設只會採用第一條符合的規則。

如果沒有收到郵件呢？

先確認提交答案符合已儲存的條件，再檢查備用、固定收件者與寄送額度。可用疑難排解指南找出問題。

用自己的表單試試看

先挑選團隊目前需要手動轉寄的一類詢問，建立其分送規則與備用收件者，兩種情況測試成功後再增加條件。

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Form Notifications 的有限免費模式提供每天 20 封郵件。大量寄送前，請確認目前方案的收件者限制與付費選項。

若要在 iPhone 或 iPad 管理表單與查看回覆，請使用獨立的 Forms for Google Drive App。它可搭配電腦外掛流程，但 App 訂閱不會解鎖外掛。App 為每年 59.99 美元，含 3 天試用，以所在地區 App Store 的方案為準。前往 App Store 查看。