Gửi thông báo Google Forms tới nhiều người nhận

Dùng Form Notifications của pipiform để gửi câu trả lời tới những người cần xử lý. Hộp thư phụ trách nằm ở To, bản sao công khai ở CC, bản sao ẩn địa chỉ ở BCC. Bạn cũng có thể ánh xạ câu hỏi Email để gửi cho người trả lời.

Cài đặt Form Notifications · Xem tính năng và gói sử dụng

Bài viết do đơn vị phát triển pipiform xuất bản. Hình minh họa là giao diện tiếng Anh thật; tên nút được giữ nguyên để dễ đối chiếu.

Ví dụ là yêu cầu về hội thảo: nhóm xử lý yêu cầu, điều phối viên theo dõi cùng thông tin và người gửi có thể nhận xác nhận tiếp nhận. Địa chỉ trong ảnh là minh họa; thay bằng hộp thư bạn kiểm tra được.

Mọi người có cần cùng một nội dung không?

To, CC và BCC không tạo nội dung khác nhau. Nếu nhân viên cần lời giao việc còn khách hàng cần xác nhận thân thiện, hãy tạo hai thông báo với mẫu riêng.

1. Tạo thông báo cho nhóm

Trong trình chỉnh sửa trên máy tính, chọn Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification. Đặt tên nội bộ như “Yêu cầu hội thảo — nhóm”.

Viết tiêu đề “Yêu cầu hội thảo mới cần xem”. Trong nội dung, nêu hành động như “Vui lòng xem yêu cầu và liên hệ người gửi”. Chèn All Answers hoặc các trường cần thiết qua Markers.

Với thư nội bộ, Name và Comments có thể đủ. Thêm Email nếu người xem cần liên hệ, bỏ các câu trả lời không liên quan.

2. Nhập To, CC và BCC

Chọn Continue. Đặt hộp thư chính trong To, điều phối viên trong CC và dùng BCC khi thực sự cần bản sao ẩn. Kiểm tra từng địa chỉ đã được ô nhập chấp nhận trước khi tiếp tục.

Trong ví dụ, [email protected] xử lý yêu cầu, [email protected] theo dõi, còn BCC trống. Thay bằng địa chỉ thật trước khi lưu. Bắt đầu với một hộp thư phụ trách. Nếu người nhận phụ thuộc câu trả lời, dùng quy tắc có điều kiện thay vì gửi bản sao cho cả nhóm.

3. Chỉ thêm người trả lời khi mẫu thư phù hợp

Bật Notify Form Respondent và chọn câu hỏi Email. Không chọn Name hoặc trường bình luận chung.

Thư gửi cả nhân viên và khách hàng nên trung lập, như “Chúng tôi đã nhận yêu cầu hội thảo sau”. Với chỉ dẫn nội bộ như giao khách hàng tiềm năng cho nhân viên bán hàng, tắt gửi cho người trả lời và tạo email xác nhận riêng.

4. Lưu và kiểm tra từng người nhận

Lưu thông báo rồi gửi dữ liệu giả định với hộp thư bạn kiểm tra được. Xem To và CC trong thư nhận, kiểm tra bản sao BCC riêng và bảo đảm không còn địa chỉ thử cũ ngoài ý muốn.

Lần thử hướng dẫn trước dùng một người nhận chính và một địa chỉ CC; người dùng cung cấp ảnh thư đã nhận để xác nhận. Đây là ví dụ gửi thật, còn bài thử của bạn xác nhận danh sách người nhận và giới hạn tài khoản riêng.

Làm bản sao hữu ích

Tiêu đề rõ và một câu giao việc giúp biết ai cần phản hồi. Bảng tổng hợp có thể tiết kiệm việc mở Forms, nhưng nên chọn trường riêng nếu có thông tin không cần chia sẻ với mọi người.

Khi nhóm lớn hơn, chuyển từng loại yêu cầu tới hộp thư chuyên trách. Giữ hộp thư chung cho các yêu cầu không khớp điều kiện.

Khi nào thông báo có sẵn của Google là đủ?

Get email notifications for new responses phù hợp để báo đơn giản cho tài khoản bật nó. Form Notifications dùng khi cần To/CC/BCC, ánh xạ người trả lời và nội dung riêng.

BCC có cá nhân hóa nội dung không?

Không. BCC ẩn địa chỉ khỏi người nhận khác, không thay đổi nội dung. Tạo luồng riêng nếu cần thư khác nhau.

Có thể gửi mỗi chủ đề cho người khác không?

Dùng quy tắc theo câu trả lời, thử cả trường hợp khớp và không khớp.

Vì sao có hai thư?

Kiểm tra luồng chồng chéo, địa chỉ cố định, ánh xạ người trả lời và thông báo gốc. Loại bỏ đường gửi trùng trước khi thử lại.

Bắt đầu bằng hộp thư phụ trách, rồi thêm bản sao sau khi nội dung và đích gửi đã đúng.

Cài đặt Form Notifications · Xem tính năng và gói sử dụng

Để quản lý biểu mẫu và xem câu trả lời trên iPhone hoặc iPad, dùng ứng dụng riêng Forms for Google Drive của pipiform. Gói ứng dụng không mở khóa gói tiện ích. Kiểm tra giá và ưu đãi khu vực tại App Store, cùng hạn mức tiện ích trên trang sản phẩm.