Google Forms 알림을 여러 수신자에게 보내기

pipiform의 Form Notifications로 처리 담당자에게 올바른 양식 응답을 보내세요. 고정 팀 메일함은 To, 공개 참조는 CC, 숨은 참조는 BCC에 넣습니다. Email 질문을 연결해 응답자에게도 사본을 보낼 수 있습니다.

이 튜토리얼은 Form Notifications와 Forms for Google Drive 제작사인 pipiform이 발행합니다.

Form Notifications 설치 · 기능 및 요금제 보기

이 안내는 워크숍 문의 흐름을 구성합니다. 팀이 요청을 처리하고 조정 담당자가 같은 내용을 보며 응답자는 접수 확인을 받을 수 있습니다. 스크린샷 주소는 예시이므로 직접 관리하는 메일함으로 바꾸세요.

모두에게 같은 이메일이 필요한지 판단하기

수신자를 추가하기 전에 역할을 구분하세요.

To, CC, BCC는 서로 다른 메시지를 만들지 않습니다. 직원에게는 업무 배정 안내가, 응답자에게는 친절한 확인이 필요하다면 다른 템플릿으로 두 알림을 만드세요.

1. 팀 알림 만들기

컴퓨터의 Google Forms 편집기에서 Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App을 여세요. Create → Email Notification을 선택하고 “워크숍 문의 — 팀”처럼 이름을 붙입니다.

제목은 “검토할 새 워크숍 문의”처럼 쓰세요. 본문에는 “요청을 검토하고 응답자에게 연락해 주세요”처럼 할 일을 설명합니다. All Answers나 선택한 마커로 처리에 필요한 정보를 넣으세요.

내부 메시지는 Name과 Comments만으로 충분할 수 있습니다. 검토자가 후속 연락을 해야 한다면 이메일 필드를 포함하세요. 수신자에게 필요 없는 무관한 답변은 빼세요.

2. To, CC, BCC 수신자 입력하기

Continue를 눌러 수신자 설정을 엽니다. 주 메일함은 To, 조정 담당자는 CC에 넣고 숨은 사본이 필요할 때만 BCC를 사용하세요. 각 주소가 입력란에 정상 등록됐는지 확인한 뒤 진행합니다.

예시에서 [email protected]이 요청을 담당하고 [email protected]이 추적합니다. BCC는 비어 있습니다. 저장할 때는 실제 주소를 쓰세요. 이 글의 example.com 주소로는 테스트를 받을 수 없습니다.

담당 메일함 하나로 시작하세요. 모든 제출이 필요한 사람만 추가합니다. 답변에 따라 수신자가 달라진다면 팀 전체를 참조에 넣기보다 조건부 전달 규칙이 적합합니다.

3. 응답자에게 적합한 템플릿일 때만 함께 보내기

Notify Form Respondent를 켜고 양식의 Email 질문을 선택하면 각 응답에 입력된 주소로 보냅니다. Name이나 일반 의견 필드를 선택하지 마세요.

직원과 응답자에게 함께 보내는 메시지는 “다음 워크숍 신청을 받았습니다”처럼 중립적이어야 합니다. “이 잠재 고객을 영업 담당자에게 배정” 같은 내부 지침은 응답자 전송을 끄고 별도 확인 이메일을 만드세요.

4. 저장하고 수신자별로 테스트하기

알림을 저장하고 직접 확인할 수 있는 테스트 메일함으로 가상 답변을 제출하세요. 수신 메일의 To와 CC를 살펴보고 의도한 BCC 사본은 따로 확인합니다. 원치 않는 고정 주소가 흐름에 남아 있지 않은지도 확인하세요.

이전 튜토리얼 테스트는 주 수신자 한 명과 CC 주소 하나를 사용했고, 사용자가 수신 화면을 제공해 전달을 확인했습니다. 이는 실제 전달 예시이며, 직접 테스트해야 자신의 수신자 목록과 계정 한도를 확인할 수 있습니다.

불필요한 알림 대신 유용한 사본 만들기

명확한 제목은 일반 메일과 알림을 구분하게 합니다. 짧은 조치 문장은 누가 답해야 하는지 알려 줍니다. 전체 답변 요약은 Forms에 다시 갈 필요를 줄이지만, 수신자가 필요 없는 정보도 있다면 개별 필드를 쓰세요.

팀이 커지면 모든 메시지에 모든 동료를 넣기보다 요청별 전용 메일함으로 전달하세요. 조건에 맞지 않는 요청을 받을 일반 메일함도 유지합니다.

Google Forms 기본 알림의 장점

기본 새 응답에 대한 이메일 알림 받기는 이를 켠 사용자에게 간단한 알림을 줍니다. pipiform은 To/CC/BCC, 응답자 연결, 자체 메시지를 한 흐름으로 구성할 때 유용합니다. 간단한 알림이 필요를 충족한다면 그것을 선택하세요.

BCC가 이메일마다 개인화하나요?

아니요. BCC는 다른 수신자에게 해당 주소를 숨기며 본문을 다르게 만들지 않습니다. 다른 내용에는 별도 흐름을 사용하세요.

주제마다 다른 사람에게 알릴 수 있나요?

네. 조건부 이메일 튜토리얼의 답변 기반 규칙을 사용하세요. 공개 사용 전에 일치하는 답변과 일치하지 않는 답변을 테스트합니다.

왜 한 사람이 두 메시지를 받나요?

겹치는 흐름, 고정 수신자, 응답자 연결, 기본 알림을 확인하세요. 양식을 계속 제출하기보다 중복 전달 경로를 제거합니다.

직접 양식으로 시험하기

답변을 책임지는 메일함부터 시작하세요. 메시지와 수신자 테스트가 맞으면 조정 담당자나 응답자 사본을 추가합니다.

Form Notifications 설치 · 제품 및 가격 확인

Form Notifications는 하루 20통의 제한된 무료 모드를 제공합니다. 대규모 메일 흐름을 사용하기 전에 현재 요금제의 수신자 한도와 유료 옵션을 확인하세요.

iPhone 또는 iPad에서 양식과 응답을 관리하려면 별도의 Forms for Google Drive 앱을 사용하세요. 컴퓨터 부가기능 작업을 보완하지만 앱 구독으로 부가기능이 해제되지는 않습니다. 앱은 연 59.99달러이며 3일 체험이 제공됩니다. 지역별 App Store 제안을 확인하세요. App Store에서 앱 보기.