Envoyer les notifications Google Forms à plusieurs destinataires

Avec Form Notifications de pipiform, envoyez la bonne réponse de formulaire aux personnes chargées de la traiter. Placez la boîte principale dans To, les copies visibles dans CC et les copies cachées dans BCC. Vous pouvez aussi associer une question Email pour envoyer une copie au répondant.

Ce tutoriel est publié par pipiform, l’éditeur de Form Notifications et de Forms for Google Drive.

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Ce guide configure un parcours de demandes d’atelier : l’équipe traite la demande, un coordinateur voit les mêmes détails et le répondant peut recevoir un accusé de réception. Les adresses des captures sont fictives ; remplacez-les par des boîtes que vous contrôlez.

Déterminer si chacun a besoin du même email

Avant d’ajouter des destinataires, distinguez les rôles :

To, CC et BCC ne produisent pas des messages différents. Si le personnel a besoin d’une consigne d’attribution et le répondant d’une confirmation conviviale, créez deux notifications avec des modèles distincts.

1. Créer une notification d’équipe

Dans l’éditeur Google Forms sur ordinateur, ouvrez Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App. Choisissez Create → Email Notification et nommez le parcours, par exemple « Demandes d’atelier — équipe ».

Rédigez un objet comme « Nouvelle demande d’atelier à examiner ». Indiquez l’action dans le message : « Merci d’examiner cette demande et de contacter son auteur. » Insérez All Answers ou certains marqueurs pour fournir les informations nécessaires.

Pour une note interne, Name et Comments peuvent suffire. Ajoutez le champ email si le lecteur doit recontacter la personne. Omettez les réponses sans utilité pour les destinataires.

2. Saisir les destinataires To, CC et BCC

Cliquez sur Continue. Saisissez la boîte principale dans To, le coordinateur dans CC et utilisez BCC seulement pour une copie cachée. Vérifiez que chaque adresse a bien été acceptée par le champ avant de continuer.

Dans cet exemple, [email protected] traite la demande et [email protected] la suit. BCC est vide. Enregistrez vos véritables adresses ; celles en example.com de cet article ne peuvent pas recevoir votre test.

Commencez avec une seule boîte responsable. Ajoutez d’autres personnes uniquement si elles ont besoin de chaque envoi. Si les destinataires dépendent des réponses, une règle conditionnelle convient mieux qu’une copie à toute l’équipe.

3. Ajouter le répondant seulement si le modèle lui convient

Activez Notify Form Respondent et sélectionnez la question Email pour utiliser l’adresse de chaque réponse. Ne choisissez ni Name ni un champ de commentaires.

Un message partagé entre personnel et répondant doit rester neutre : « Nous avons reçu la demande d’atelier suivante. » Pour une consigne interne comme « Attribuer ce prospect à un commercial », désactivez l’envoi au répondant et créez un email de confirmation distinct.

4. Enregistrer et tester chaque destinataire

Enregistrez la notification et envoyez des réponses fictives avec des boîtes de test accessibles. Examinez To et CC dans l’email reçu, confirmez séparément la copie BCC attendue et vérifiez qu’aucune adresse fixe indésirable ne reste dans le parcours.

Notre précédent test utilisait un destinataire principal et une adresse CC ; l’utilisateur a fourni une capture du message reçu confirmant la livraison. Cet exemple montre un envoi réel ; votre test vérifie votre propre liste et les limites de votre compte.

Rendre les copies utiles

Un objet clair distingue les notifications des emails ordinaires. Une courte consigne indique qui doit répondre. Le résumé complet peut éviter de retourner dans Forms, mais préférez des champs individuels si certaines informations ne concernent pas le destinataire.

Quand l’équipe grandit, orientez les demandes vers des boîtes dédiées plutôt que de copier chaque collègue sur chaque message. Gardez une boîte générale pour les demandes sans condition correspondante.

Ce que l’alerte intégrée de Google Forms fait bien

Le réglage natif Recevoir une notification lorsqu’une réponse est ajoutée fournit une alerte simple à la personne qui l’active. pipiform permet de réunir To/CC/BCC, l’association du répondant et votre texte dans un parcours configuré. Choisissez l’alerte simple si elle suffit.

BCC personnalise-t-il chaque email ?

Non. BCC cache ce destinataire aux autres ; il ne crée pas de corps différent. Utilisez des parcours séparés pour des contenus différents.

Peut-on prévenir une personne différente selon le sujet ?

Oui, avec les règles basées sur les réponses du tutoriel de notifications conditionnelles. Testez une réponse correspondante et une autre avant d’ouvrir le parcours au public.

Pourquoi une personne reçoit-elle deux messages ?

Examinez les parcours qui se chevauchent, les destinataires fixes, l’association du répondant et les alertes natives. Supprimez la voie en double au lieu de soumettre sans cesse le formulaire.

Essayer avec votre propre formulaire

Commencez par la boîte responsable de la réponse. Ajoutez une copie au coordinateur ou au répondant seulement après avoir validé le message et les destinataires.

Installer Form Notifications · Consulter le produit et les tarifs

Le mode gratuit limité de Form Notifications autorise 20 emails par jour. Vérifiez les limites de destinataires et les options payantes de l’offre actuelle avant un envoi à grande échelle.

Pour gérer les formulaires et consulter les réponses sur iPhone ou iPad, utilisez l’application distincte Forms for Google Drive. Elle complète le parcours du module sur ordinateur ; son abonnement ne déverrouille pas le module. Elle coûte 59,99 $ US/an avec un essai de 3 jours, selon l’offre de votre région sur l’App Store. Voir l’application sur l’App Store.