Google Forms 답변에 따른 조건부 이메일 알림

Google Form 답변에 따라 올바른 받은편지함으로 보내세요. pipiform의 Form Notifications에는 조건부 수신자가 있어 워크숍 문의는 담당 팀으로, 다른 문의는 일반 메일함으로 보낼 수 있습니다.

이 튜토리얼은 Form Notifications와 Forms for Google Drive 제작사인 pipiform이 발행합니다.

Form Notifications 설치 · 기능 및 요금제 보기

예제는 Comments contains workshop을 사용합니다. 조건 하나, 전문 담당 메일함 하나, 기본 수신자 하나로 시작하는 실용적인 방식입니다. 초안 스크린샷의 주소는 가상입니다.

요청을 식별할 답변부터 정하기

예측 가능한 분류가 필요하면 객관식 “요청 유형”이 유용합니다. 기존 자유 서술 질문에도 Comments contains workshop 같은 규칙을 적용할 수 있지만 같은 요청을 다른 말로 표현할 수 있습니다.

이 예제에는 Name, Email, Comments가 이미 있습니다. 질문을 바꾸지 않고 Comments로 설정을 보여 줍니다.

1. 팀이 받을 이메일 만들기

컴퓨터에서 양식을 열고 Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification을 선택하세요. “워크숍 문의 전달” 같은 내부 이름을 사용합니다.

제목을 “담당 팀에 새 문의가 도착했습니다”처럼 쓰세요. Markers로 Name, Email, Comments를 넣거나 All Answers로 요약을 넣습니다. 수신 팀이 해야 할 일을 설명하세요.

전문 담당자와 기본 수신자 모두 이해할 수 있는 메일이어야 합니다. 팀마다 본문이 크게 다르면 별도 흐름을 만들고 조건을 각각 시험하세요.

2. 조건부 알림 열기

Continue로 수신자 단계에 가서 조건부 알림을 켜세요. 규칙에서 질문 Comments, 연산자 Contains, 비교 값 workshop을 선택하거나 입력합니다.

일치할 때의 수신자는 워크숍 메일함으로 정하세요. 일치하지 않는 응답의 기본 수신자에는 일반 문의 메일함을 넣습니다.

스크린샷 초안의 설정은 다음과 같습니다.

저장하기 전에 두 예시 주소를 모두 바꾸세요. 고정 To/CC/BCC 수신자도 확인합니다. 조건 없는 수신자는 조건부 경로 외에 사본을 추가로 받을 수 있습니다. 의도한 경로만 유지하세요.

3. 일치하는 답변과 기본 경로 답변 테스트하기

흐름을 저장하고 확인 가능한 메일함으로 가상 문의 두 개를 제출하세요.

1. 일치: “workshop 정보를 보내 주세요.” 의도한 담당 메일함에 도착하는지 확인합니다.
2. 불일치: “일반적인 질문이 있습니다.” 기본 수신자에게 도착하는지 확인합니다.

그다음 긴 답변과 사용자가 입력할 법한 대소문자도 시험하세요. 키워드 규칙이 동의어나 모든 변형을 알아본다고 가정하지 마세요. class, training, workshop을 같게 처리하려면 명확한 분류나 추가로 시험한 규칙을 사용하세요.

스크린샷은 pipiform에서 실제 설정한 초안입니다. example.com 초안으로 메일을 보내지는 않았습니다. 전송 테스트는 직접 확인할 수 있는 메일함과 최종 저장 규칙으로 진행하세요.

다른 흐름에도 같은 방식 적용하기

첫 버전은 작게 유지하세요. 신뢰할 수 있는 조건 하나와 기본 수신자가 겹치는 규칙 여러 개보다 관리하기 쉽습니다.

응답자용 접수 확인을 별도로 추가하기

팀 알림 전달과 접수 확인은 다른 일입니다. Email 필드 연결과 짧은 다음 단계 안내를 담은 응답자 확인 메일을 추가할 수 있습니다. 고객용 메일에 내부 처리 지침은 넣지 마세요.

기본 알림으로 충분한 경우

한 사람이 모든 응답을 처리하며 알림만 필요하다면 Google Forms 기본 새 응답 알림으로 충분할 수 있습니다. 답변에 따라 담당이 달라지거나 전달과 함께 맞춤 메시지가 필요할 때 pipiform이 유용합니다.

키워드 대신 정확한 분류를 써도 되나요?

규칙 편집기에 표시된 질문과 비교 연산자를 선택하세요. 고정 선택 분류는 자유 텍스트보다 시험하기 쉽습니다. 샘플 응답으로 값과 전송을 확인하세요.

두 규칙이 동시에 맞으면 어떻게 되나요?

양식 게시 전에 겹치는 경우를 의도적으로 시험하세요. 설정한 흐름에서 확인하지 않고 첫 번째 일치 규칙만 적용된다고 가정하지 마세요.

메일이 오지 않으면 어떻게 하나요?

먼저 제출 답변이 저장된 조건과 맞는지 확인하고 기본 수신자, 고정 수신자, 전송 한도를 점검하세요. 문제 해결 가이드로 원인을 좁힐 수 있습니다.

직접 양식으로 시험하기

팀이 현재 손으로 전달하는 문의 분류 하나를 고르세요. 해당 경로와 기본 수신자를 만들고 둘 다 시험한 뒤 조건을 늘리세요.

Form Notifications 설치 · 제품 및 가격 확인

Form Notifications는 하루 20통의 제한된 무료 모드를 제공합니다. 대규모 메일 흐름을 사용하기 전에 현재 요금제의 수신자 한도와 유료 옵션을 확인하세요.

iPhone 또는 iPad에서 양식과 응답을 관리하려면 별도의 Forms for Google Drive 앱을 사용하세요. 컴퓨터 부가기능 작업을 보완하지만 앱 구독으로 부가기능이 해제되지는 않습니다. 앱은 연 59.99달러이며 3일 체험이 제공됩니다. 지역별 App Store 제안을 확인하세요. App Store에서 앱 보기.