Google Forms: E-Mails abhängig von Antworten weiterleiten

Leiten Sie eine Google-Forms-Antwort anhand ihres Inhalts an das richtige Postfach. Form Notifications von pipiform bietet bedingte Empfänger: Workshop-Anfragen gehen an das Workshop-Team, andere an ein allgemeines Postfach.

Diese Anleitung wird von pipiform veröffentlicht, dem Anbieter von Form Notifications und Forms for Google Drive.

Form Notifications installieren · Funktionen und Tarife ansehen

Das Beispiel verwendet Comments contains workshop. Es beginnt mit einer Bedingung, einem Fachpostfach und einer Auffangadresse. Die Adressen der Entwurfs-Screenshots sind erfunden.

Mit einer Antwort beginnen, die die Anfrage einordnet

Eine Multiple-Choice-Frage „Anfragetyp“ liefert vorhersehbare Kategorien. Auch Freitext kann eine Regel wie Comments enthält workshop unterstützen; Personen beschreiben dieselbe Anfrage aber möglicherweise mit anderen Wörtern.

Unser Formular enthält bereits Name, Email und Comments. Wir verwenden Comments für die Demonstration, ohne die Fragen zu ändern.

1. Die E-Mail für das Team erstellen

Öffnen Sie das Formular am Computer und wählen Sie Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification. Verwenden Sie einen internen Namen wie „Workshop-Anfragen verteilen“.

Schreiben Sie einen Betreff wie „Neue Anfrage für Ihr Team“. Fügen Sie Name, Email und Comments über Markers ein oder wählen Sie All Answers für die Antwortübersicht. Erklären Sie die erwartete Handlung des empfangenden Teams.

Die E-Mail sollte im Fachpostfach und im Auffangpostfach verständlich sein. Brauchen Teams deutlich andere Texte, verwenden Sie separate Abläufe und testen deren Bedingungen unabhängig.

2. Bedingte Benachrichtigungen öffnen

Klicken Sie auf Continue, um zu den Empfängern zu gelangen, und aktivieren Sie die bedingte Benachrichtigung. Wählen Sie Comments als Frage, Contains als Operator und workshop als Vergleichswert.

Tragen Sie das Workshop-Postfach als Empfänger für Treffer ein. Für nicht passende Antworten hinterlegen Sie das allgemeine Anfragepostfach als Auffangadresse.

Der Screenshot-Entwurf verwendet:

Ersetzen Sie vor dem Speichern beide Beispieladressen. Prüfen Sie auch feste To-/CC-/BCC-Empfänger: Ein unbedingter Empfänger kann zusätzlich zum bedingten Weg Kopien erhalten. Behalten Sie nur beabsichtigte Versandwege.

3. Einen Treffer und einen Auffangfall testen

Speichern Sie den Ablauf und senden Sie zwei erfundene Anfragen an kontrollierbare Postfächer:

1. Passend: „Bitte senden Sie Informationen zum workshop.“ Prüfen Sie den Eingang im vorgesehenen Fachpostfach.
2. Nicht passend: „Ich habe eine allgemeine Frage.“ Prüfen Sie den Eingang an der Auffangadresse.

Testen Sie anschließend längere Antworten und die wahrscheinliche Großschreibung Ihrer Nutzer. Eine Schlüsselwortregel erkennt nicht automatisch Synonyme oder jede Wortvariante. Sollen „class“, „training“ und „workshop“ gleich behandelt werden, nutzen Sie feste Kategorien oder weitere getestete Regeln.

Der Screenshot zeigt einen tatsächlich konfigurierten pipiform-Entwurf. Aus diesem example.com-Entwurf wurden keine E-Mails gesendet. Zustelltests erfolgen mit Ihren kontrollierten Postfächern und der endgültig gespeicherten Regel.

Dasselbe Muster für andere Abläufe verwenden

Halten Sie die erste Version klein. Eine verlässliche Bedingung mit Auffangadresse lässt sich leichter pflegen als viele überlappende Regeln.

Eine separate Eingangsbestätigung ergänzen

Teamhinweis und Eingangsbestätigung sind verschiedene Aufgaben. Ergänzen Sie eine Bestätigung für Antwortende mit Email-Feldzuordnung und kurzem Hinweis zum nächsten Schritt. Interne Anweisungen gehören nicht in diese Kundenmail.

Wann eine einfache Benachrichtigung genügt

Bearbeitet immer dieselbe Person alle Antworten und braucht nur einen Hinweis, kann die integrierte Forms-Benachrichtigung reichen. pipiform hilft, wenn eine Antwort die Zuständigkeit bestimmt oder ein eigener Text mitgeschickt werden soll.

Kann ich statt eines Schlüsselworts eine genaue Kategorie verwenden?

Wählen Sie die Frage und den verfügbaren Vergleichsoperator im Regeleditor. Feste Kategorien lassen sich leichter testen als Freitext. Prüfen Sie Auswahlwert und Zustellung mit einer Testantwort.

Was passiert, wenn zwei Regeln passen?

Testen Sie die Überschneidung bewusst vor der Veröffentlichung. Gehen Sie nicht ohne Bestätigung in Ihrem Ablauf davon aus, dass nur die erste passende Regel gilt.

Was tun, wenn keine E-Mail ankommt?

Prüfen Sie zuerst, ob die Antwort zur gespeicherten Bedingung passt, dann Auffangadresse, feste Empfänger und Versandkontingent. Die Fehlerhilfe grenzt die Ursache ein.

Mit Ihrem eigenen Formular ausprobieren

Wählen Sie eine Anfragekategorie, die Ihr Team bisher manuell weiterleitet. Richten Sie Regel und Auffangadresse ein und testen Sie beide, bevor Sie weitere Bedingungen hinzufügen.

Form Notifications installieren · Produkt und Preise prüfen

Form Notifications bietet einen begrenzten kostenlosen Modus mit 20 E-Mails täglich. Prüfen Sie im aktuellen Tarif Empfängergrenzen und kostenpflichtige Optionen, bevor Sie einen umfangreichen Versand einrichten.

Zum Verwalten von Formularen und Antworten auf iPhone oder iPad dient die separate Forms-for-Google-Drive-App. Sie ergänzt den Desktop-Add-on-Ablauf; ihr Abonnement schaltet das Add-on nicht frei. Die App kostet 59,99 US-Dollar/Jahr mit 3 Tagen Testzeit, abhängig vom Angebot Ihrer App-Store-Region. App im App Store ansehen.