Google Forms : envoyer les notifications selon les réponses

Envoyez une réponse Google Forms à la bonne boîte selon son contenu. Form Notifications de pipiform propose des destinataires conditionnels : une demande d’atelier peut aller à l’équipe dédiée et les autres à une boîte générale.

Ce tutoriel est publié par pipiform, l’éditeur de Form Notifications et de Forms for Google Drive.

Installer Form Notifications · Voir les fonctionnalités et les offres

L’exemple utilise Comments contains workshop. Ce point de départ combine une condition, une boîte spécialisée et un destinataire de secours. Les adresses des captures de brouillon sont fictives.

Partir d’une réponse qui identifie la demande

Une question à choix multiple « Type de demande » fournit des catégories prévisibles. Une question libre peut aussi servir à une règle comme Comments contient workshop, mais une même demande peut être formulée de plusieurs façons.

Ici, le formulaire contient déjà Name, Email et Comments. Nous utiliserons Comments pour montrer les réglages sans changer les questions.

1. Créer l’email destiné à l’équipe

Ouvrez le formulaire sur ordinateur. Choisissez Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification. Donnez-lui un nom interne comme « Acheminement des demandes d’atelier ».

Écrivez un objet tel que « Nouvelle demande pour votre équipe ». Insérez Name, Email et Comments avec Markers, ou All Answers pour un résumé complet. Précisez l’action attendue de l’équipe destinataire.

Le message doit être compréhensible dans la boîte spécialisée comme dans la boîte de secours. Si les équipes ont besoin de textes très différents, créez des parcours séparés et testez leurs conditions indépendamment.

2. Ouvrir les notifications conditionnelles

Cliquez sur Continue pour accéder aux destinataires, puis activez l’option conditionnelle. Sélectionnez la question Comments, l’opérateur Contains et la valeur workshop.

Indiquez la boîte de l’équipe atelier comme destinataire correspondant. Dans le champ de secours pour les réponses sans correspondance, saisissez la boîte générale.

Le brouillon de la capture utilise :

Remplacez les deux adresses avant d’enregistrer. Vérifiez aussi les destinataires fixes To/CC/BCC : un destinataire inconditionnel peut recevoir une copie en plus du parcours conditionnel. Gardez uniquement les envois souhaités.

3. Tester une correspondance et un cas de secours

Enregistrez le parcours et envoyez deux demandes fictives vers des boîtes que vous pouvez consulter :

1. Correspondance : « Merci de m’envoyer les informations sur le workshop. » Confirmez la réception dans la boîte spécialisée prévue.
2. Sans correspondance : « J’ai une question générale. » Vérifiez l’envoi au destinataire de secours.

Essayez ensuite une réponse plus longue et les majuscules que votre public pourrait employer. Une règle de mot-clé ne reconnaît pas nécessairement les synonymes ou toutes les variantes. Si « class », « training » et « workshop » doivent suivre le même parcours, utilisez des catégories explicites ou des règles supplémentaires testées.

La capture montre un brouillon réellement configuré dans pipiform. Nous n’avons pas envoyé de messages depuis ce brouillon example.com. Les tests de réception doivent utiliser vos boîtes contrôlées et la règle définitive enregistrée.

Appliquer la même logique à d’autres parcours

Commencez petit. Une condition fiable et un destinataire de secours sont plus faciles à maintenir qu’un ensemble de règles qui se chevauchent.

Ajouter un accusé de réception distinct pour le répondant

Alerter une équipe et confirmer la réception sont deux tâches différentes. Ajoutez une confirmation au répondant avec son champ Email et un court message sur la suite. N’incluez pas les consignes internes dans cet email client.

Quand une notification simple suffit

Si la même personne traite toutes les réponses et veut seulement une alerte, la notification intégrée de Google Forms peut suffire. pipiform sert lorsque la réponse détermine qui doit agir ou qu’un texte personnalisé doit accompagner cet acheminement.

Puis-je utiliser une catégorie précise plutôt qu’un mot-clé ?

Choisissez la question et l’opérateur proposés dans l’éditeur de règle. Une catégorie fixe est plus simple à tester qu’un texte libre ; vérifiez la valeur sélectionnée et la réception avec une réponse d’essai.

Que se passe-t-il si deux règles correspondent ?

Testez volontairement ce chevauchement avant de publier le formulaire. Ne supposez pas que seule la première règle s’applique sans l’avoir vérifié dans votre configuration.

Que faire si aucun email n’arrive ?

Vérifiez d’abord la correspondance entre la réponse et la condition enregistrée, puis le destinataire de secours, les destinataires fixes et le quota d’envoi. Le guide de dépannage aide à isoler le problème.

Essayer avec votre propre formulaire

Choisissez une catégorie de demande que votre équipe transfère actuellement à la main. Créez son parcours et son secours, puis testez les deux avant d’ajouter des conditions.

Installer Form Notifications · Consulter le produit et les tarifs

Le mode gratuit limité de Form Notifications autorise 20 emails par jour. Vérifiez les limites de destinataires et les options payantes de l’offre actuelle avant un envoi à grande échelle.

Pour gérer les formulaires et consulter les réponses sur iPhone ou iPad, utilisez l’application distincte Forms for Google Drive. Elle complète le parcours du module sur ordinateur ; son abonnement ne déverrouille pas le module. Elle coûte 59,99 $ US/an avec un essai de 3 jours, selon l’offre de votre région sur l’App Store. Voir l’application sur l’App Store.