Email Google Forms Berdasarkan Jawaban

Form Notifications dari pipiform dapat memilih penerima email berdasarkan jawaban formulir. Permintaan lokakarya dapat diarahkan ke tim acara, sedangkan permintaan lainnya masuk ke kotak masuk umum.

Pasang Form Notifications · Lihat fitur dan paket

Gambar memakai antarmuka bahasa Inggris yang asli. Nama tombol dipertahankan agar mudah dicocokkan; keterangan dan langkah dijelaskan dalam bahasa Indonesia.

Contoh ini memakai aturan Comments contains workshop: satu kondisi, satu penerima khusus, dan satu penerima cadangan. Alamat pada gambar adalah alamat fiktif.

1. Pilih jawaban yang mengenali jenis permintaan

Pertanyaan pilihan ganda “Jenis permintaan” menghasilkan kategori yang lebih mudah diuji. Teks bebas juga dapat digunakan, tetapi orang mungkin menyebut lokakarya dengan kata yang berbeda. Jangan menganggap pencocokan kata kunci memahami semua sinonim.

Formulir contoh sudah memiliki Name, Email, dan Comments. Kami menggunakan Comments untuk memperlihatkan aturan tanpa mengubah pertanyaannya.

2. Buat pesan untuk tim

Di komputer, buka Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification. Gunakan nama internal yang menjelaskan tujuannya. Buat subjek seperti “Permintaan baru untuk tim Anda”.

Masukkan Name, Email, dan Comments melalui Markers, atau pilih All Answers. Jelaskan tindak lanjut yang perlu dilakukan penerima.

Jika tim berbeda memerlukan isi email yang berbeda pula, gunakan alur terpisah dan uji kondisinya masing-masing.

3. Atur penerima bersyarat dan cadangan

Klik Continue untuk masuk ke pengaturan penerima dan aktifkan opsi notifikasi bersyarat. Pilih Comments, operator Contains, lalu nilai workshop. Tentukan kotak masuk tim lokakarya sebagai penerima ketika cocok dan kotak masuk umum sebagai cadangan ketika tidak cocok.

Ganti kedua alamat contoh sebelum menyimpan. Periksa juga To/CC/BCC tetap: penerima tanpa kondisi dapat menerima salinan di samping rute bersyarat. Pertahankan hanya penerima yang memang dibutuhkan.

Jika formulir menggunakan bahasa Indonesia, pilih kategori atau kata lokal yang sesuai dengan jawaban pengguna dan uji aturan itu. Kata workshop di sini dipertahankan agar Anda dapat mencocokkannya dengan gambar.

4. Uji kedua jalur

Simpan alur, kemudian kirim dua permintaan fiktif ke kotak masuk yang dapat Anda periksa:

1. Jawaban cocok: “Please send the workshop information.” Periksa email di kotak masuk tim khusus.
2. Jawaban tidak cocok: “I have a general question.” Periksa penerima cadangan.

Coba juga teks lebih panjang dan variasi huruf besar-kecil. Jika istilah “kelas”, “pelatihan”, dan “workshop” harus masuk rute yang sama, gunakan kategori eksplisit atau aturan tambahan yang telah diuji.

Gambar menunjukkan draf nyata di add-on. Kami tidak mengirim email dari draf example.com tersebut, sehingga gambar bukan bukti pengiriman kedua rute.

5. Terapkan pada satu alur kerja dahulu

Mulailah dari kategori yang paling sering diteruskan secara manual. Kondisi sederhana dengan cadangan lebih mudah dipelihara daripada banyak aturan yang tumpang tindih.

Pisahkan pesan tim dan konfirmasi pelanggan

Gunakan alur konfirmasi responden untuk mengirim pengakuan penerimaan ke kolom Email. Jangan mencampur instruksi internal ke pesan pelanggan.

Bagaimana jika dua aturan cocok?

Uji kondisi tumpang tindih secara sengaja. Jangan mengasumsikan hanya aturan pertama yang berjalan tanpa memverifikasi alur yang Anda simpan.

Apakah notifikasi bawaan Google cukup?

Jika satu orang menangani semua respons dan hanya memerlukan pemberitahuan, fitur bawaan mungkin cukup. Gunakan Form Notifications ketika jawaban menentukan siapa yang menerima pesan atau ketika isi email perlu disesuaikan.

Pasang Form Notifications · Lihat fitur dan paket Untuk mengelola formulir dan melihat respons di iPhone atau iPad, gunakan Forms for Google Drive, aplikasi pipiform yang terpisah. Aplikasi melengkapi pekerjaan seluler; langganan aplikasi tidak membuka paket add-on. Periksa harga, percobaan, dan ketentuan yang ditampilkan di wilayah App Store Anda. Lihat di App Store.