Googleフォームの回答に応じてメール通知先を変える

pipiform の Form Notifications では、回答内容に応じてメールの受信者を設定できます。 研修の問い合わせは研修担当へ、それ以外は総合窓口へ送る、といった振り分けに使えます。

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画像は実際の英語画面です。操作時に照合できるようボタン名は英語のまま残し、手順と画像説明を日本語で記載しています。

この記事は Comments contains workshop を例に、条件が一致した場合の宛先と、不一致の場合の予備宛先を設定します。画面のメールアドレスは架空のものです。

1. 問い合わせの種類を見分ける項目を決める

「問い合わせ種別」の選択式質問なら、分類が一定になりテストしやすくなります。自由記述のキーワードも使えますが、同じ内容でも利用者によって表現が変わります。

例のフォームには Name、Email、Comments があり、既存の Comments を使って条件を説明します。日本語のフォームでは実際に使う項目名や回答に合わせて条件を設定してください。

2. 担当者向けのメールを作る

パソコンで Add-ons → Form Notifications for Google Forms™ → Open App → Create → Email Notification を選びます。「研修問い合わせの振り分け」などの管理名を付け、対応内容が分かる件名と本文を書きます。

Markers から Name、Email、Comments を入れるか、All Answers で回答一覧を挿入します。

専門担当者と総合窓口の両方が理解できる本文にします。担当ごとに大きく異なる内容を送るなら、ワークフローを分けて個別にテストします。

3. 一致・不一致それぞれの宛先を設定する

Continue で受信者の設定へ進み、条件付き通知を有効にします。質問を Comments、演算子を Contains、値を workshop にします。一致時は研修用の受信箱、不一致時は総合問い合わせ用の受信箱を指定します。

保存前に例のアドレスを自分の宛先に置き換えます。固定の To/CC/BCC も確認してください。無条件の受信者が残っていると、条件付きの宛先に加えてコピーを受け取る場合があります。

画面と照合できるよう、この例は英語の workshop を使っています。日本語の「研修」を条件にする場合は、その語を入力した回答で改めて確認します。

4. 両方の経路をテストする

保存後、自分で受信を確認できる宛先を使って2件の架空の問い合わせを送信します。

1. 一致する回答：「Please send the workshop information.」を入れ、専門窓口へ届くか確認。
2. 一致しない回答：「I have a general question.」を入れ、予備の窓口へ届くか確認。

長文や大文字・小文字の違いも試します。キーワード条件が「講習」「授業」「研修」などの同義表現まで理解するとは限りません。必要なら選択式の分類や、追加で検証した条件を使います。

画像は実際の設定下書きですが、example.com の宛先には送信していません。この画像を両経路の配信成功の証拠としては扱っていません。

5. 小さなルールから運用する

まず手動転送が多い1種類から始めます。少数の条件と予備宛先の組み合わせなら、更新時の確認もしやすくなります。

回答者への受付メールは分ける

受付確認メールは Email 項目を宛先にして、次の手順を短く伝える用途です。担当者向けの内部指示を、顧客向けメールへ混ぜないようにします。

複数条件が一致した場合は？

重複する回答を意図的に試してください。設定を確認せずに「最初の条件だけが実行される」とは考えないでください。

Google標準の通知で足りる場合は？

一人が全回答を担当し、通知だけ必要なら標準機能で十分な場合があります。回答による宛先変更や、独自の内容が必要なときに Form Notifications が役立ちます。

インストール Form Notifications · 機能と料金を確認 iPhone・iPadでフォームを管理したり回答を確認したりする場合は、別製品の Forms for Google Drive を利用できます。アプリはモバイルでの作業を補うもので、アプリの契約でアドオンの有料機能が解除されるわけではありません。価格やトライアルは地域のストア表示をご確認ください。App Storeで見る。