用 Google 表單管理家長同意書

快速解答

流程結合同意內容、回收追蹤與截止時間：監護人的決定與姓名、合適的學生識別資料、QR 碼、關閉日期及追蹤名單。首先要請學校確認接受的數位程序。輸入姓名本身不會驗證身分或代理權。

先確認程序

數位回收有助整理，但效力與證明力依適用法律、活動及程序而定，不能一概認定電子姓名比手寫簽名無效。比較數位與紙本流程，並向學校確認所需的同意與身分核對方式。

在手機準備欄位

1. 學生識別資料：全班姓名下拉選單可能方便比對，卻也讓填答者看到名單。請依政策選擇識別碼或其他方式，再核對對應關係。
2. 班級或組別：多班使用時可設選單。
3. 監護人姓名：簡答，依程序需要設為必填。
4. 同意決定：寫明活動、日期與交通，例如「我同意孩子於［日期］參加［活動］，交通方式為［方式］。」也要提供明確的不同意回覆管道，不應逼所有回覆者勾選同意。
5. 填答者聲明：例如「我聲明自己是有權回覆的家長或監護人。」這是聲明，不是自動身分驗證。
6. 備註：只收必要資料。過敏或用藥資訊應走學校核准的程序，並限制存取。

依學校政策選擇郵件收集與存取方式，參考身分與匿名設定。自行輸入的郵件未經驗證，登入本身也不證明監護資格。另備非數位管道。

發送與期限

• 通知單與入口的 QR 碼搭配短連結，與出席流程相似。仍要提供紙本或聯絡方式，QR 不會涵蓋所有家庭需求。
• 活動前設定關閉日期，寫明時區並測試連結。設定期限不代表每個家庭都會回覆。
• 小班級：個別預填連結可減少輸入，但能轉傳、值可修改，請依內容選擇合適的發送方式。

追蹤尚未回覆者

以獨立私人名單比對回覆，分清重複、不同意與未回覆，再安排提醒。依保存政策匯出已核對副本，檢查關閉後的權限及修改方式。更多例子見教師指南。

Forms for Google Drive iOS App 協助在手機查看回覆。請先測試需要的分享與通知功能；它們不取代學生配對或同意確認。

追蹤回收並寄出收件通知

在 iPhone 與 iPad。用 Forms for Google Drive 查看回覆，確認所屬活動，並以獨立名單找出尚未回覆家庭。

搭配 Workspace 附加元件。pipiform 的 Form Notifications 可寄送收件通知至指定家長郵件並提醒主辦者。通知不會認證簽署者，仍需依活動要求採用合適程序。

查看 Form Notifications 功能 · 安裝附加元件 · 在 App Store 取得 Forms for Google Drive

App 與 Workspace 附加元件是各自獨立的 pipiform 產品。Forms for Google Drive 為每年 US$59.99，提供 3 天試用，請確認所在地區的 App Store 優惠。Form Notifications 的有限免費模式每天可寄 20 封郵件；付費功能與收件者選項依方案而定。訂閱前請查看目前價格。

常見問題

Google 表單同意書有法律效力嗎？

不能對所有情況保證。適用法律、活動、同意、身分與證據保存都很重要；電子形式本身不等於無效，但輸入姓名也不等於驗證簽署者。請由學校確認程序。

需要哪些欄位？

合適的學生識別資料、班級、監護人姓名、活動與日期、明確同意或不同意，以及程序要求的聲明與聯絡資料。敏感資訊只在必要且受保護時收集。

沒有 App 或郵件的家長怎麼取得表單？

透過慣用管道提供 QR 與短連結，也保留紙本或聯絡方式。發送前用預計帳號測試權限。

如何找出尚未回覆學生？

把私人基準名單與已核對回覆比對，區分不同意、重複與未回覆。公開姓名選單可能暴露名單，識別方式應依學校政策。

每位孩子都需要預填連結嗎？

可減少輸入，但值可修改、連結可轉傳。有個人資料時應適當個別發送並核對，不能當成身分證明。

回覆保存多久？

依學校保存期限與方式，保留已核對副本並限制權限。關閉新回覆不會讓表單或試算表自動變成不可修改，還需檢查其他編輯權限。